Native Mind Indonesia · 2 November 2026
An HR audit is a structured look at how your company actually manages people, compared with what the law and your own policies require. Done once a year, it catches problems while they are still cheap to fix: an expired contract, an unpaid allowance, a missing BPJS registration or a policy nobody follows.
- Start with the 12 HR areas that carry the most legal and people risk.
- Score every finding by risk so the worst gaps are fixed first.
- Give each action an owner and a deadline, then check it again.
1. Decide the Scope
Start with the areas that carry the most risk. Most Indonesian companies should cover at least these twelve: organisation and job descriptions, recruitment, employment contracts (PKWT and PKWTT), working hours and overtime, wages and the wage structure, THR and other allowances, BPJS Ketenagakerjaan and BPJS Kesehatan, leave, occupational health and safety, performance management, discipline and termination, and the Company Regulation (Peraturan Perusahaan) or Collective Labour Agreement.
2. Collect the Evidence
An audit is only as good as its evidence. For each area, gather the documents (contracts, payroll reports, BPJS payment proofs, attendance records, signed policies) and take a sample: for example ten employee files from different departments and grades. Interview a few managers and employees to check that what is written is what happens.
3. Score Each Finding
Write every gap as a finding with three parts: what you found, what the requirement is, and the risk. A simple scale works well: high for anything that breaks the law or exposes the company to claims (for example wages below the minimum wage or employees not registered with BPJS), medium for weak controls (no approval for overtime), and low for good practice that is missing (no exit interviews).
4. Build the Corrective Action Plan
Every finding needs an owner, a concrete action and a deadline. Fix high-risk findings first, ideally within 30 days. Medium findings can follow within a quarter. Keep the plan short and visible: a plan nobody reads does not close any gaps.
5. Close the Loop
Check the evidence when an action is reported as done, then record the finding as closed. Repeat the audit the following year and compare the scores. The trend matters more than a single result: it shows management whether HR risk is going down.
Common Gaps We See
- PKWT contracts used for permanent work, or extended beyond the legal limit.
- Overtime worked without a written instruction or paid at the wrong rate.
- No wage structure and scale (struktur dan skala upah), which every employer must have.
- A Company Regulation that has expired; it must be renewed every two years.
- Job descriptions that no longer match the real work.
Our HR Audit tool follows this method with a ready checklist, risk ratings and a corrective action plan you can download.
General information for HR planning, not legal advice. Regulations change: check the current rules or ask a qualified adviser before an important decision.
Native Mind Indonesia · 2 November 2026
Audit SDM adalah pemeriksaan terstruktur atas cara perusahaan mengelola karyawan, dibandingkan dengan ketentuan hukum dan kebijakan perusahaan sendiri. Jika dilakukan setahun sekali, audit menemukan masalah selagi biaya perbaikannya masih kecil: kontrak yang kedaluwarsa, tunjangan yang belum dibayar, karyawan yang belum terdaftar BPJS, atau kebijakan yang tidak dijalankan.
- Mulai dari 12 area SDM dengan risiko hukum dan risiko SDM terbesar.
- Beri nilai risiko pada setiap temuan agar celah terberat diperbaiki lebih dulu.
- Tetapkan penanggung jawab dan tenggat untuk setiap tindakan, lalu periksa kembali.
1. Tentukan Ruang Lingkup
Mulailah dari area dengan risiko terbesar. Sebagian besar perusahaan di Indonesia sebaiknya mencakup paling tidak dua belas area: organisasi dan uraian jabatan, rekrutmen, perjanjian kerja (PKWT dan PKWTT), waktu kerja dan lembur, upah serta struktur upah, THR dan tunjangan lain, BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan, cuti, keselamatan dan kesehatan kerja, manajemen kinerja, disiplin dan pemutusan hubungan kerja, serta Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama.
2. Kumpulkan Bukti
Kualitas audit bergantung pada buktinya. Untuk setiap area, kumpulkan dokumen (kontrak, laporan penggajian, bukti pembayaran BPJS, catatan kehadiran, kebijakan yang ditandatangani) dan ambil sampel, misalnya sepuluh berkas karyawan dari berbagai departemen dan golongan. Wawancarai beberapa atasan dan karyawan untuk memastikan yang tertulis benar-benar dijalankan.
3. Beri Nilai pada Setiap Temuan
Tulis setiap celah sebagai temuan dengan tiga bagian: apa yang ditemukan, apa ketentuannya, dan apa risikonya. Skala sederhana sudah cukup: tinggi untuk pelanggaran hukum atau hal yang dapat menimbulkan tuntutan (misalnya upah di bawah upah minimum atau karyawan belum terdaftar BPJS), sedang untuk pengendalian yang lemah (lembur tanpa persetujuan), dan rendah untuk praktik baik yang belum ada (tidak ada wawancara keluar).
4. Susun Rencana Tindakan Perbaikan
Setiap temuan memerlukan penanggung jawab, tindakan yang jelas, dan tenggat waktu. Selesaikan temuan berisiko tinggi lebih dulu, idealnya dalam 30 hari. Temuan sedang dapat menyusul dalam satu kuartal. Buat rencana yang singkat dan mudah dilihat: rencana yang tidak dibaca tidak akan menutup celah apa pun.
5. Tutup Siklusnya
Periksa bukti ketika sebuah tindakan dilaporkan selesai, lalu catat temuan sebagai ditutup. Ulangi audit tahun berikutnya dan bandingkan nilainya. Tren lebih penting daripada satu hasil: tren menunjukkan kepada manajemen apakah risiko SDM menurun.
Celah yang Sering Kami Temukan
- PKWT dipakai untuk pekerjaan yang bersifat tetap, atau diperpanjang melebihi batas yang diizinkan.
- Lembur tanpa perintah tertulis atau dibayar dengan perhitungan yang salah.
- Belum ada struktur dan skala upah, padahal wajib dimiliki setiap pemberi kerja.
- Peraturan Perusahaan yang sudah habis masa berlakunya; PP wajib diperbarui setiap dua tahun.
- Uraian jabatan yang tidak lagi sesuai dengan pekerjaan sebenarnya.
Alat Audit SDM kami mengikuti metode ini dengan daftar periksa siap pakai, tingkat risiko, dan rencana tindakan perbaikan yang dapat diunduh.
Informasi umum untuk perencanaan SDM, bukan nasihat hukum. Peraturan dapat berubah: periksa ketentuan terbaru atau tanyakan kepada konsultan yang berkompeten sebelum mengambil keputusan penting.
How to write clear standard operating procedures in the ISO 9001 style: purpose, scope, steps, owners, records and approval.Cara menulis prosedur operasi standar yang jelas dengan gaya ISO 9001: tujuan, ruang lingkup, langkah, penanggung jawab, catatan, dan persetujuan.
Read GuideBaca Panduan →THR in Indonesia: Who Gets It, How Much and WhenTHR di Indonesia: Siapa yang Berhak, Berapa, dan KapanThe religious holiday allowance (Tunjangan Hari Raya) explained for employers: eligibility, the pro rata formula and the payment deadline.Penjelasan Tunjangan Hari Raya untuk pemberi kerja: siapa yang berhak, rumus proporsional, dan batas waktu pembayaran.
Read GuideBaca Panduan →PKWT and PKWTT: Choosing the Right Employment ContractPKWT dan PKWTT: Memilih Perjanjian Kerja yang TepatThe difference between fixed-term and permanent employment in Indonesia, the limits on PKWT and the compensation due when a PKWT ends.Perbedaan perjanjian kerja waktu tertentu dan tidak tertentu di Indonesia, batasan PKWT, dan uang kompensasi saat PKWT berakhir.
Read GuideBaca Panduan →